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Les documents à demander à un sous-traitant, et à quel rythme

Le code du travail ne laisse pas le donneur d'ordre deviner : il dresse la liste des pièces qui, remises à la conclusion du contrat puis tous les six mois, le protègent de la solidarité financière. Elle diffère selon que le sous-traitant est établi en France (Code du travail, article D. 8222-5 (pièces à remettre par un cocontractant établi en France)) ou à l'étranger (Code du travail, article D. 8222-7 (pièces à remettre par un cocontractant établi à l'étranger)), et une quatrième pièce vient du code du travail sur l'emploi d'étrangers (Code du travail, article L. 8254-1 (liste des salariés étrangers soumis à autorisation de travail)). Voici la liste, et ce qui s'y ajoute en pratique.

Sous-traitant établi en France : trois pièces

1. L'attestation de vigilance de l'URSSAF (ou de la MSA pour une entreprise agricole), datant de moins de six mois, dont vous vérifiez l'authenticité avec le code de sécurité (comment). C'est la pièce centrale, celle qu'aucune autre ne remplace.
2. Un justificatif d'immatriculation, quand l'immatriculation est obligatoire ou l'activité réglementée : extrait K ou Kbis, extrait d'inscription au registre national des entreprises (l'ancien répertoire des métiers), ou un devis, document publicitaire ou correspondance professionnelle portant le nom, l'adresse complète et le numéro d'immatriculation ; pour une entreprise en cours d'inscription, le récépissé de dépôt de la déclaration.
3. La liste nominative des salariés étrangers soumis à autorisation de travail (article D. 8254-2 : date d'embauche, nationalité, type et numéro d'ordre du titre), ou une attestation sur l'honneur du sous-traitant qu'il n'emploie aucun salarié étranger soumis à autorisation. Ici l'attestation sur l'honneur est admise, parce que le texte le prévoit ; elle ne vaut jamais pour les cotisations.

Sous-traitant établi à l'étranger

• Un document attestant de la régularité de sa situation sociale au regard du règlement (CE) n° 883/2004 (le formulaire A1 pour un travailleur ou une entreprise de l'Union européenne, de l'EEE ou de la Suisse) ou d'une convention internationale de sécurité sociale ; à défaut, une attestation de fourniture des déclarations sociales délivrée par l'organisme français de recouvrement, de moins de six mois.
• Un justificatif d'immatriculation dans son pays : document des autorités, ou devis, document publicitaire ou correspondance portant nom, adresse et nature de l'inscription ; pour les non-assujettis à l'immatriculation, un document mentionnant le numéro de TVA intracommunautaire.
• La même liste des salariés étrangers soumis à autorisation de travail, ou l'attestation sur l'honneur.

Les documents en langue étrangère sont accompagnés d'une traduction en français. Pour un détachement de salariés en France, s'ajoutent les obligations propres au détachement (déclaration préalable, désignation d'un représentant), qui relèvent du sous-traitant mais que le donneur d'ordre doit vérifier.

Ce qui s'ajoute souvent, sans être dans la liste

• L'attestation d'assurance de responsabilité civile professionnelle et, dans le bâtiment, de garantie décennale : exigées par le code des assurances et vos propres contrats, pas par l'obligation de vigilance.
• L'attestation de régularité fiscale, demandée dans les marchés publics.
• La carte BTP des salariés présents sur le chantier.
• Le Kbis de moins de trois mois : la fraîcheur n'est pas exigée par l'article D. 8222-5, c'est un usage.

Sous-Traitants à Jour suit les trois pièces légales par sous-traitant, avec leurs dates, et signale celles qui n'ont jamais été reçues ; les pièces d'usage se rangent dans le même dossier, sans qu'elles comptent dans le statut.

Le rythme, en un tableau

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Sous-Traitants à Jour applique les règles générales de l'obligation de vigilance (code du travail) et tient vos pièces et vos dates ; il ne donne pas d'avis juridique sur votre situation et ne délivre aucune attestation : seule l'URSSAF délivre l'attestation de vigilance. Sous-Traitants à Jour : 1 sous-traitant gratuit, 59 €/an jusqu'à 10 sous-traitants.